Tuần trước chúng tôi tiếp tục mục tìm hiểu về Luật Thuế với chi tiết diễn tiến một cuộc kiểm thuế. Tuần này chúng tôi sẽ trình bày cách thức khiếu nại với IRS trường hợp bị điều chỉnh thuế quá nặng.

Có nhiều khi dù người bị kiểm đã cố gắng dàn xếp cho ổn thỏa, chịu nộp thêm một phần thuế vừa phải nhưng thanh tra IRS không chấp thuận và kết thúc cuộc kiểm thuế không nương tay bằng một bản tổng kết nặng nề.
Dĩ nhiên người bị kiểm có quyền yêu cầu cho gặp cấp trên IRS để phân trần. Nếu gặp rồi mà vẫn không xoay chuyển được gì hơn thì quả là kém may mắn, tuy nhiên đừng nản lòng vì chưa phải là hết cách. Đó là lập khiếu nại (appeal) theo chỉ dẫn của IRS.
Trừ trường hợp cần câu giờ để tìm cách kiếm đủ tiền thanh toán cho IRS, hoặc có đủ lý lẽ và bằng chứng mạnh hy vọng thắng được IRS thì mới nên đeo đuổi việc khiếu nại, ngược lại có bất lợi là càng để lâu thì lãi càng đẻ thêm ra và giới chức xử việc khiếu nại có thể phanh phui thêm yếu điểm khác mà thanh tra trước đó không thấy.
Nếu quyết định khiếu nại thì phải viết một lá thư phản đối gởi đến IRS trong vòng 30 ngày sau khi nhận được bản báo cáo kết thúc kiểm thuế (có thể xin gia hạn tới 60 ngày). Thư phải viết lấy vì không có mẫu nào dùng cho việc phản kháng.
Nếu số tiền thuế tăng lớn hơn $10,000 thì cần phải viết một cách chính thức với nhiều chi tiết, tốt hơn hết nên nhờ luật sư hay chuyên gia thuế thảo cho cẩn thận hơn vì họ biết những tài liệu nào cần chuẩn bị để IRS xét tới. Theo luật Tự Do Thông Tin (Freedom of Information Act gọi tắt là FOIA) của Liên bang cho phép mọi người có quyền yêu cầu được sao lại tất cả những hồ sơ của thanh tra thuế để xem họ đã lý luận ra sao trong quyết định điều chỉnh thuế.

Phòng Cứu Xét Khiếu Nại Vùng (Regional Appeal Office) hoàn toàn độc lập và tách hẳn khỏi IRS địa phương nơi vừa thi hành việc kiểm thuế. Nhiều khi hai văn phòng này không tọa lạc cùng một thành phố hay cùng một cơ sở với nhau.
Các thẩm quyền cứu xét khiếu nại của IRS thường là những viên chức cao cấp có bằng cấp hoặc trình độ cao về kế toán. Họ phần đông thuộc thành phần các cựu thanh tra được thăng cấp mà lên. Họ chỉ làm có mỗi một việc là dàn xếp nội vụ cho êm xuôi. Các giới chức này được huấn luyện các cách đối xử mềm mỏng với người đóng thuế và có đặc quyền muốn dàn xếp sao cũng được miễn là tốt đẹp cho IRS, sau khi cân nhắc các sự kiện cùng yếu tố luật pháp với giả thiết rằng nếu găng quá thì IRS có thể thua lý ở tòa án. Hơn thế nữa tài nguyên của IRS không nhiều nên họ thường tránh không để tốn kém vì án phí.

Sau khi thông báo cho IRS biết ý định nộp đơn khiếu nại, quí vị có từ hai tháng đến một năm để chuẩn bị.
- Hãy dùng thời giờ này mà nghiên cứu lại những hồ sơ đã nộp cho thanh tra trước đó và nhớ sắp xếp cho đàng hoàng trước khi trình nộp.
- Hãy dựa vào luật FOIA (giải thích ở trên) yêu cầu lấy được một bản báo cáo của thanh tra rồi nghiên cứu lại thật kỹ xem có mục nào bị oan hay có gì thiếu sót bất lợi cho mình hay không.
- Để ý tới những điều khoản luật được dùng để tham chiếu trong báo cáo đó xem IRS vững lý ra sao.
- Nên tham khảo với một luật sư chuyên môn về thuế nếu không hiểu rõ ràng.
- Sau đó hãy cố gắng thiết lập lại một hồ sơ chứng minh mới cho minh bạch hơn với tất cả các tài liệu có thể sưu tầm hoặc truy tìm lại được.
Nhiều khi không có biên lai thì có thể lập thay thế những mục thiếu sót bằng lời khai của những người biết đến những khoản chi tiêu đó nhờ họ xác nhận và làm chứng cho. Những mục không được chấp thuận vì thiếu biên lai thì có thể lập một bản tự khai có tuyên thệ xác nhận có chi ra khoản tiền đó.
Buổi gặp mặt viên chức xử khiếu nại là một cuộc gặp không hình thức nhiều như xử ở tòa án.
- Hãy bình tĩnh nói năng tự nhiên khi trình bày trường hợp của mình và nên viết sẵn những điểm muốn tranh luận.
- Hãy khéo léo nêu ra những mục không chính xác trong tờ báo cáo kiểm thuế do sự thiếu thông cảm hay hiểu lầm của người thanh tra nhưng chớ bao giờ dùng những lời tỏ ý kết tội hay đổ lỗi. Thông thường một buổi xử khiếu nại không kết thúc ngay trong ngày có thể vì IRS cần điều tra thêm vấn đề nào đó hoặc quí vị muốn xin gia hạn thêm để bổ túc những hồ sơ thiếu xót.

Trong cẩm nang của IRS có khoản chỉ dẫn cho thanh tra rằng "nên dàn xếp hoặc để giải quyết được những vấn đề mà hậu quả có thể phải đưa ra pháp luật hoặc để dẫn đến thỏa thuận chung trên những mục có căn bản đối nghịch mạnh phải ra trước pháp luật phân xử".
Theo lời dặn dò trên chúng ta thấy rõ ràng là IRS muốn tránh chuyện phải đưa ra trước tòa án vì họ sợ bị thua.
Điều đầu tiên quí vị cần yêu cầu bỏ qua ngay là khoản tiền phạt do thanh tra đề nghị. Đây là khoản dễ được chấp thuận nhất mà người xử sẵn sàng bỏ qua nếu ông ta tin rằng quí vị là người thành thật chỉ vô tình khai nhầm lẫn chứ không có ý định lừa gạt chính phủ.
Trong lúc điều đình hãy chấp nhận một phần khoản bị điều chỉnh – đừng quá găng trừ phi có đầy đủ bằng cớ chứng minh – để dễ đưa đến một thoả hiệp đỡ hơn số tiền phải đóng thêm nguyên thủy. Kết quả do đôi bên thỏa thuận sau buổi điều đình thường do nói miệng nhưng sau đó sẽ được viên chức IRS viết lại trên mẫu 870 Thỏa Thuận Thuế Điều Chỉnh (Consent to Proposed Tax Adjustment) và gởi đến theo bưu điện.
Khi nhận được quí vị cần phải kiểm lại thật kỹ xem có đúng với lời nói miệng hay không. Dĩ nhiên không nên ký nhận ngay trừ phi chắc chắn hiểu rõ tất cả nội dung vì một khi đã ký nhận quí vị không đem nội vụ ra khiếu nại trước toà án thuế được nữa.

Sau đây chúng tôi xin kể một trường hợp khiếu nại của một đồng hương ở Little Saigon.

Hoàng Minh là một tay đàn guitar có hạng ở quận Cam. Anh lập được một ban nhạc nhỏ nhận giúp vui cho các đám cưới và các buổi tiệc tại tư gia. Đôi khi ban nhạc của Hoàng Minh còn giúp vui miễn phí cho các buổi sinh hoạt cộng đồng tại địa phương trong những dịp Tết hoặc các lễ lớn. Tuy hăng say hoạt động với âm nhạc nhưng Hoàng Minh không sống được bằng âm nhạc vì lợi tức kiếm được chẳng là bao. Số tiền thù lao sau mỗi buổi trình diễn chia cho các anh em trong ban nhạc chỉ vừa đủ hút thuốc lá thôi. Thực sự ra Hoàng Minh ban ngày làm việc cho một công ty điện thoại ở Anaheim. Trong suốt 20 năm, đi làm năm ngày trong tuần rồi đến cuối tuần thỉnh thoảng đi trình diễn, Hoàng Minh rất yêu đời vì anh đạt được giấc mộng nghệ sĩ chẳng hề biết mùi đau khổ là gì cho đến một ngày kia khi bị IRS khuấy động nếp sống yên ổn đó.

Với tiền lương được tăng và tiền thưởng cuối năm ở công ty điện thoại, Hoàng Minh đem đi mua sắm nhạc khí mới cùng một dàn dụng cụ âm thanh tân kỳ thêm vào một cái xe van hiệu Toyota để chuyên chở các đồ nghề trình diễn.
Nghe theo lời cố vấn của một người kế toán, anh khai lợi tức kiếm được trong các buổi trình diễn dùng vào sở phí hoạt động của ban nhạc và khai lỗ liên tiếp suốt hai năm liền. Số tiền khai lỗ lã này được Hoàng Minh khai chung vào tiền lương làm việc ở công ty điện thoại trong tờ khai thuế hàng năm nên đã kéo được thuế giảm xuống rất nhiều. Dĩ nhiên số tiền ban nhạc khai lỗ được IRS coi như Hoàng Minh chi dùng vào một việc phụ để kiếm thêm lợi tức.
Trong bản điều lệ thuế có khoản nói rằng một thương vụ hoạt động trong năm năm mà không kiếm được ra tiền ít nhất trong ba năm thì chỉ được coi như một việc làm mua vui (hobby) chứ không phải làm thương mại để kiếm tiền. Dĩ nhiên một việc mua vui sẽ không được dùng để khai giảm thuế.
Trong khi đó Hoàng Minh đã báo cáo trong suốt bốn năm hoạt động ban nhạc chỉ mới làm ra tiền được trong vòng hai năm thôi với một số lợi tức rất nhỏ. Dĩ nhiên vấn đề hai năm kiếm ra tiền trong bốn năm hoạt động hãy còn tiếp diễn chưa chấm dứt nhưng Hoàng Minh phải tìm cách chứng minh với IRS là ban nhạc có làm ra tiền. Đúng ra chuyện này có thể êm nếu Hoàng Minh không bị lôi ra kiểm thuế, mà không may anh bị dính thật vào một lần kiểm thuế trong một năm IRS mở chiến dịch đặt mục tiêu tra xét những người làm hai việc nhưng khai lỗ trong việc phụ để giảm phần thuế đóng cho lợi tức của việc chính.

Trong năm thuế bị kiểm Hoàng Minh đã khai lợi tức do ban nhạc kiếm chỉ có $300 nhưng chi tới $12,300, nặng nhất là tiền mua cái xe van và các nhạc cụ mới. Theo điều khoản về việc làm mua vui, thanh tra IRS chiếu theo điều luật IRS số 183 không chấp thuận khoản $12,300 khai lỗ, do đó Hoàng Minh sẽ bị đóng thêm thuế nặng cùng tiền phạt và lãi. Tệ hại hơn nữa nhân cớ này anh còn bị dọa sẽ bị kiểm thêm hai năm trước và sau, có thể tất cả bị điều chỉnh y như vậy. Hoàng Minh nại cớ là đã phải làm việc nặng nhọc để gây dựng sự nghiệp trong bộ môn âm nhạc, tính rằng sau này khi nổi tiếng sẽ kiếm bạc triệu như chơi, rồi lập luận rằng tới lúc đó IRS tha hồ mà thu thuế nhưng chẳng lay chuyển được thanh tra IRS.
Hoàng Minh tiếp tục khiếu nại nhiều lần lên nhiều cấp trên IRS nhưng vô hiệu, cuối cùng vẫn kết thúc với bản báo cáo tổng kết có mục khai lỗ bị bỏ cùng giấy báo cho phép kháng cáo trong vòng 30 ngày. Hoàng Minh nhất định nộp đơn kháng cáo cố chứng minh rằng động lực thúc đẩy anh lập ban nhạc là để kiếm tiền chứ không phải để mua vui dù rằng kết quả thật sự là lỗ chứ không lời.
Anh bèn đến một luật sư hỏi cách chứng minh sao cho phù hợp với điều luật IRS số 183. Suốt hai năm đầu từ khi lập ban nhạc Hoàng Minh vẫn dùng dụng cụ cũ và cũng không khai xe cộ. Năm đầu ban nhạc được lời $100, tới năm thứ hai $200. Sang năm thứ ba ban nhạc khai lỗ $12,500 là số tiền chi cho việc tân trang nhạc cụ cùng mua xe để di chuyển đồ nghề. Khi bị kiểm thuế là lúc ban nhạc hoạt động năm thứ tư.
Luật sư tính rằng nếu kéo dài được vụ khiếu nại này cho Hoàng Minh thêm một năm nữa thì có thể chứng minh được điều kiện ba trong năm năm hoạt động có lời thì sẽ có cơ lật ngược thế cờ. Vì vậy luật sư nộp đơn khiếu tố yêu cầu cho xử lại cùng giới thiệu cho anh vài nơi muốn mướn ban nhạc giúp vui cho đám cưới để lập giao kèo. Ngày xử được định vào sáu tháng sau, trong thời gian đó ban nhạc trình diễn thêm được hai buổi gồm có một buổi giúp vui cho hội chợ Tết có hình ảnh chứng minh. Tuy rằng những bằng chứng trên không đủ mạnh để lật ngược tình thế, nhưng đến ngày gặp IRS luật sư của Hoàng Minh thương lượng chịu bớt 25% số tiền khai lỗ xuống còn $9,000, đồng thời xin miễn truy hai năm kia. Sau khi cò kè IRS cuối cùng chỉ chịu giảm xuống 50% vì tin rằng ban nhạc quả có hoạt động để kiếm lợi tức thật và còn đang tiếp tục tiến triển trên thương trường. Cuối cùng Hoàng Minh chỉ bị điều chỉnh thuế lẫn tiền phạt cùng tiền lãi tất cả là $2,000 và miễn bị xét hai nạm trước và sau. Trường hợp khiếu nại của Hoàng Minh thành công như vậy nhờ biết khôn khéo tìm cách chứng minh đã thi hành phù hợp với luật lệ.

Tuần tới chúng tôi sẽ trình bầy chi tiết về trường hợp phải ra trước toà án thuế vụ. Cũng như thường lệ, người viết xin xác nhận nội dung của những loạt bài tìm hiểu luật pháp này chỉ hoàn toàn được xử dụng với tính cách thông tin (information) để giúp quí độc giả một vài kiến thức tổng quát căn bản về luật pháp Hoa Kỳ mà thôi, và không thể coi như sự cố vấn của một luật sư với thân chủ (attorney-client relationship). Do đó nếu có vấn đề liên hệ đến luật, quí độc giả vẫn cần phải thảo luận với một luật sư chuyên môn về trường hợp của quí vị.

Nếu cần tham khảo riêng xin liên lạc với LyLy Nguyễn, Esq. tại văn phòng chính ở địa chỉ 10221 Slater Avenue, Suite 216, Fountain Valley, CA 92708, Điện thoại: (714) 531-7080, website:lylylaw.com.

Theo nguoi-viet.com