Tuần trước chúng tôi mở đầu phần tìm hiểu về Luật Thuế với sơ lược về tổ chức của IRS, và cho thấy IRS dùng một số nhân viên dân chính đông đảo nhất trong hệ thống hành chánh Hoa Kỳ.
Tuy đông nhân sự như vậy nhưng IRS vẫn vấp nhiều sơ hở thiếu hiệu quả vì guồng máy thuế vụ này chạy rất chậm chạp và thường bị trục trặc luôn. Thông thường khi bị rắc rối về thuế má, vấn đề đầu tiên mà quí vị phải lo là tìm sao cho đúng nơi và đúng thẩm quyền để giải quyết.
Phần lớn các nhân viên IRS không rõ hay ít để ý đến ai khác ngoài phạm vi họ nên nhiều khi không biết chỗ nào để hướng dẫn cho đúng. Sau đây là vài nhận xét về IRS:

- Nhược điểm chính của IRS là tùy thuộc quá nặng vào hệ thống điện toán. IRS rất thích dùng máy móc để thay thế tối đa cho người nên nhiều khi hồ sơ thuế của quí vị nộp bị chìm và lạc trong máy điện toán, thông thường là do lỗi của nhân viên điều khiển máy. Đôi khi nhầm lẫn này có lợi cho người đóng thuế, ví dụ cho trường hợp những ai muốn trì hoãn nộp thuế. Tuy nhiên giao hồ sơ thuế vào tay người thật vẫn tốt hơn là cất trong máy.
Mỗi hồ sơ của người đóng thuế được tồn trữ trong máy điện toán theo từng năm thuế vụ (tax year) và được lấy ra theo số an sinh xã hội (social security number hay số SSN) chứ không theo tên. Những hồ sơ thuế của cơ sở thương mại có mướn nhân viên giúp việc thì được sắp theo số nhận dạng chủ nhân (Employer Identification Number hay EIN).
Như vậy không có nghĩa là bất cứ ai ở IRS cũng dùng số SSN mà mở được hồ sơ quá trình đóng thuế của mọi người vì IRS có quá nhiều hệ thống dữ kiện điện toán không nối với nhau.
Ví dụ máy ở IRS Trung Tâm Điện Toán Quốc Gia hay máy ở các IRS Trung Tâm Phục Vụ không lấy được các hồ sơ thuế ở các sở IRS địa phương. Mục tiêu tối hậu của IRS là dùng máy móc để giảm thiểu các hồ sơ thuế khai bằng giấy tờ vì IRS lập luận rằng tất cả các dữ kiện về lợi tức, cùng yếu tố miễn trừ (deductions, exemptions, credits) đều được chuyển đến IRS bằng phương tiện điện tử nên việc khai báo bằng giấy tờ không còn cần thiết nữa.
Những tin tức như mẫu tổng kết lương bổng nhân viên W-2 hay mẫu xác nhận lợi tức 1099 do các chủ nhân công ty, ngân hàng hay các cơ sở tương tự báo cáo cũng đủ để cho IRS tự lập lấy hồ sơ thuế của những người không khai báo (non-filers). Hệ thống khai thuế điện tử áp dụng mới đây đã giúp một số người lấy lại được tiền thuế trả dư (tax refund) rất nhanh mà không cần phải khai bằng giấy tờ.

- Nhược điểm thứ hai là sự phức tạp của tổ chức IRS vì Hoa Kỳ là một quốc gia có hệ thống thuế má rắc rối nhất thế giới. IRS được tạo ra để theo dõi cho chắc chắn mọi người theo đúng luật, tuy nhiên không một ai kể cả nhân viên IRS mà hiểu hết được luật thuế vì ngay chính trong luật thuế đã có nhiều điều rất mâu thuẫn và mù mờ.
Đó là lỗi của các nhà lập pháp tại quốc hội vì họ biểu quyết luật thuế dễ hơn là thi hành luật nên không biết cách chỉ dẫn rõ ràng cho dân áp dụng sao cho đúng. Mỗi lần quốc hội duyệt lại điều khoản thuế nào thì lại đẻ thêm ra một điều khoản khác trái ngược không thi hành được rồi phải tu chính và kháng cáo kéo tới khóa họp sau của quốc hội mới biểu quyết.

Mỗi năm IRS nhận hàng triệu thư tín thắc mắc về thuế. Viết thư không phải là cách tốt nhất nên nhân viên IRS được huấn luyện trả lời gọn hơn dưới hình thức các mẫu mà IRS chế ra đủ loại cho hầu hết mọi trường hợp. Do đó trước khi liên lạc với IRS quí vị cần coi xem có mẫu nào phù hợp vấn đề của mình không. Ví dụ như muốn xin trả góp nợ thuế thì cần có mẫu 9465. Khi nhận được mẫu này thì thư ký IRS sẽ chuyển ngay đến văn phòng liên hệ, nhưng đồng thời người ấy cũng có thể đánh quên mẫu này chìm ngập trong đống thư tín. Quí vị có thể gọi cho ban phục vụ Tax Payer Representative điện thoại số 1800-829-1040 nếu cần các mẫu IRS.

Hệ thống điện toán IRS lưu trữ tất cả hồ sơ thuế của cá nhân và cơ sở đóng thuế. Những hồ sơ này gồm ngày tháng IRS mở hồ sơ, các yếu tố nhận được theo mẫu khai thuế, số tiền thuế phải đóng cùng các khoản miễn trừ, số tiền đã nộp cùng tổng kết phải đóng thêm hay được bồi hoàn.
Quí vị có thể viết thư yêu cầu các sở IRS địa phương hay gọi cho ban phục vụ điện thoại 1800-829-1040 xin cấp một bản sao của Hồ Sơ Cá Nhân Chính (Individual Master File hay IMF). Khi nhận được chớ nên nản vì mẫu này dùng nhiều ám số, quí vị có thể gọi sở phục vụ để nhờ họ giải thích những mục mình không hiểu hay sửa lại những chỗ sai nếu phát giác thấy.
Nếu không được giải quyết thỏa đáng thì nên liên lạc ngay với Ban Giải Quyết Vấn Đề PRP đã đề cập trong tuần trước. Bản sao IMF không ghi số tiền lợi tức do chủ nhân công ty, ngân hàng hay các cơ sở khác trả nhưng quí vị có thể gọi ban phục vụ đòi một bản Dữ Kiện Thuế Đã Khai (Information Return Program hay IRP) cho năm mình muốn. Những tin tức này rất cần thiết nếu quí vị lỡ đánh mất các mẫu W-2 hay 1099 dùng trong hồ sơ khai thuế các năm trước.

Ngoài ra còn có 3 cách khác để tìm hồ sơ thuế đã khai trước đây nếu lỡ đánh mất:
1) Đến hỏi tại IRS sở tại
(2) gởi mẫu 4506-T Request for Transcript of Tax Return cho IRS Service Center địa hạt của mình
(3) Gọi điện thoại cho nhân viên phục vụ IRS tại 1800-829-1040. Trong ba cách trên thì gởi mẫu 4506-T là cách chắc chắn nhất, nhưng gọi điện thoại thì mau ***ng hơn.

Tuần tới chúng tôi sẽ trình bày thêm những chi tiết căn bản về luật thuế, lối diễn giải của IRS về các điều luật thuế, phương pháp tự xác định thuế cùng những hiểu biết cần thiết để giúp việc khai thuế cho dễ dàng, giản dị và đúng.

(còn tiếp)

Cũng như thường lệ, người viết xin xác nhận nội dung của những loạt bài tìm hiểu luật pháp này chỉ hoàn toàn được sử dụng với tính cách thông tin (information) để giúp quí độc giả một vài kiến thức tổng quát căn bản về luật pháp Hoa Kỳ mà thôi, và không thể coi như sự cố vấn của một luật sư với thân chủ (attorney-client relationship). Do đó nếu có vấn đề liên hệ đến luật, quí độc giả vẫn cần phải thảo luận với một luật sư chuyên môn về trường hợp của quí vị. Nếu cần tham khảo riêng xin liên lạc với LyLy Nguyễn, Esq. tại văn phòng chính ở địa chỉ 10221 Slater Avenue, Suite 216, Fountain Valley, CA 92708, Điện thoại: (714) 531-7080, website:lylylaw.com.

Theo nguoi-viet.com